Особенности работы с онлайн-ККТ

В связи с большим количеством изменений следует подробно рассмотреть особенности работы с онлайн-ККТ. Мы отдельно покажем обеспечение корректной работы ККТ и непосредственно работу кассира.

Перед началом работы

Для начала остановимся на нескольких моментах, связанных с регистрацией ККТ в ФНС. Во-первых, вспомним об обязанности пользователя заключить договор с ОФД. Согласно закону, пользователь может выбрать любого оператора из государственного реестра. Договор оформляется на срок не более 12 месяцев, после чего может быть продлён; возможные варианты определяются тарифами ОФД. Стоимость стандартного пакета услуг любого ОФД на сегодня – 3000 рублей в год (есть более дешёвые тарифы).

Однако поиск и сравнение отзывов может занять много времени. Многие ЦТО, в том числе и мы, в настоящее время сотрудничают с различными ОФД и при выполнении пуско-наладочных работ предлагают заключить договор сразу при запуске кассы. Это может быть удобно, поскольку пользователю необходимо лишь предоставить документы в ЦТО, чтобы получить готовую к работе кассу. Взамен ЦТО предлагает пользователю надёжного, проверенного собственным опытом сотрудничества оператора. В нашем случае, это – Первый ОФД.

Во-вторых, пользователю потребуется зарегистрировать ККТ в ФНС. ЦТО также предлагают помощь в выполнении регистрации. Есть два варианта подачи заявления о регистрации: самостоятельно в ФНС и через личный кабинет в сети интернет. Второй вариант более предпочтителен, т.к. в этом случае мы сможетм провести всю процедуру самостоятельно и предоставить Вам готовую кассу со всеми документами. Однако в этом случае потребуется создание квалифицированной электронной подписи, которая позволит выполнить вход в личный кабинет пользователя. Мы предоставляем и эту услугу, что позволяет создать для пользователя максимально комфортные условия для начала работы с онлайн-ККТ.

Общие особенности функционирования

Теперь рассмотрим собственно ежедневную работу с ККТ. Есть несколько основных моментов, возникающих в процессе работы, на которые следует обращать внимание. Начнём с того основного, о чём говорит 290-ФЗ, а именно – с подключения к сети интернет. Во-первых, перед началом работы следует обеспечить его наличие на рабочем месте. В зависимости от выбранного варианта подключения, это означает, что на рабочее место должен быть проведён сетевой кабель, установлен WiFi-роутер или приобретена SIM-карта.

Кроме того, в процессе работы следует контролировать его наличие. Самый простой способ определить, что подключение есть и работает, – посмотреть в отчёте о закрытии смены количество неотправленных документов. Как уже говорилось, если касса не может отправить документ, она ставит его в очередь передачи. Соответственно, если очередь становится длиннее 10 документов, это говорит о проблемах с подключением.

Если документы не передаются в течение одного-двух дней, это не является серьёзной проблемой (хотя и нежелательно): при возобновлении подключения все документы отправятся автоматически. Если более (особенно, если обрыв связи произошёл посреди смены), у ФНС появляются основания для проведения проверки. Если документы не будут передаваться более 30 дней, ККТ прекратит работу и не сможет оформлять чеки до восстановления связи и полной отправки всех документов.

Самой распространённой проблемой при использовании мобильного интернета является отрицательный баланс. Остальные виды подключения при возникновении проблем, как правило, нуждаются во вмешательстве специалистов.

Следующий важный момент – дата и время на ККТ. Обязательно следует контролировать дату и время в кассе до начала работы. Все модели при включении в начале дня предлагают проверить дату и время (либо на дисплеях, либо на чеках автотестирования, либо на мониторах компьютеров). Кроме того, дата и время есть на всех оформляемых документах.

Разница даты и времени ККТ с реальным значением более чем в 5 минут является достаточным основанием для штрафа. Поэтому будьте внимательны при открытии смены. Кроме того, если дата или время «убегает» вперёд, корректировка строго обязательна, т. к. в этом случае при оформлении чеков неправильной датой корректировка станет невозможной, и потребуется остановить работу до наступления даты последнего чека.

Как правило, требуется только корректировка времени. Это простая процедура, которая в большинстве случаев выполняется сразу при включении ККТ. При необходимости корректировки даты рекомендуется обратиться к руководству пользователя или за консультацией к нам.

Ещё одно правило, о котором кассиры часто забывают, – проверять наличие достаточного количества чековой ленты в термопринтере кассы. Для этого крышки принтеров снабжаются прозрачными окошками. Рекомендуется заменять рулон при появлении на чеках цветных продольных полос. Кроме того, следует избегать замятий и неправильного расположения рулона в принтере.

Как правило, документ, потерянный в результате обрыва, замятия или окончания ленты, можно восстановить. Но эта процедура может отнять некоторое время и, как правило, требует входа в специальные режимы ККТ.

Работа с онлайн-ККТ

Итак, после запуска, настройки и установки ККТ на рабочем месте кассира можно приступать к оформлению чеков. Рабочее время кассы поделено на смены. Смена ограничена операциями открытия и закрытия смены; причём, последняя становится единственно возможной, если длительность смены превысила 24 часа. Однако это не означает, что в календарном дне может быть только одна смена: открытий и закрытий смен за день может быть неограниченное количество.

Рабочая смена кассира начинается с включения ККТ и контроля даты и времени. Если дата и время некорректны, следует исправить их. Далее выполняется открытие смены. Открытие смены является фискальной операцией, т.е. отчёт об открытии отправляется в ФНС и записывается в фискальный накопитель. Поэтому дата и время должны быть скорректированы до этого момента; в противном случае корректировка становится проблематичной.

Перед открытием смены могут быть также выполнены дополнительные отчёты, если в них есть необходимость: финансовый на начало дня, по остаткам товаров и т.п. Их выполнение или невыполнение не влияет на дальнейшую работу, т.к. они не являются фискальными.

Наконец, выполняется вход в кассовый режим. Как правило, вход в режим и открытие смены выполняются одним действием: при входе после закрытия смены ККТ сама предлагает открыть новую.

Работа в кассовом режиме представлена формированием чеков продажи (или покупки), а также оформлением возвратов, если требуется. Следует заметить, что новое законодательство позволяет оформлять возврат не только в текущей, но и в любой другой смене после чека, который требуется отменить. При этом некоторые модели ККТ могут потребовать провести операцию внесения наличных, которая не является фискальной.

Основные шаги оформления чека следующие:

1. Ввод позиций чека:

  • Ввод количества товара – выполняется только в случае необходимости. Если не указывать, количество считается равным единице.
  • Вызов номенклатурной позиции – выполняется, если требуется печать наименования товара или услуги. Может быть выполнен с помощью кода товара, сканера штрих-кода или визуально, если используется планшетная касса или планшетный ПК.
  • Ввод цены – выполняется всегда при условии, что она не была запрограммирована в базе товаров. ККТ позволяет привязывать цены товаров к их наименованиям, однако в случае их регулярного изменения это может создавать неудобства. Поэтому в ряде случаев оптимальным вариантом будет ввод цены во время продажи.

Эти операции могут располагаться в разном порядке в зависимости от модели ККТ. Но в большинстве случаев указание номенклатуры и ввод цены являются обязательными.

Вышеназванные действия выполняются для каждой позиции чека.

2. Указание дополнительных реквизитов чека:

  • Указание способа оплаты чека. Если не указывать способ оплаты, им считается оплата наличными. Требуется, если выполняется оплата, например, банковской картой.
  • Указание адреса для отправки чека в электронном виде. Выполняется, если соответствующее требование поступило от покупателя. На автономных кассах на этом шаге вводится предоставленный покупателем номер мобильного телефона. На планшетных кассах и автоматизированных рабочих местах есть возможность отправить чек на электронную почту.

Эти операции также могут меняться местами в зависимости от модели ККТ.

3. Закрытие чека. На этом шаге может быть указана вносимая покупателем сумма; это позволит рассчитать сдачу. Затем чек закрывается, печатаются все оставшиеся реквизиты, включая QR-код. Кстати, по его отсутствию можно определить, что при оформлении чека произошла какая-то ошибка.

Если электронный вариант чека не был запрошен покупателем, выдать чек на бумажном носителе нужно обязательно.

После закрытия чека касса готова к оформлению нового. Иногда на дисплее остаётся сумма прошлого чека. Несмотря на это, вводить параметры нового чека можно сразу, без обнуления дисплея.

Оформление чека возврата полностью аналогично оформлению обычного чека, только перед началом ввода чека необходимо вызвать функцию возврата. Как правило, это делается соответствующей клавишей, следом за которой начинается ввод возвращаемого чека.

В конце смены кассир может снять дополнительные управленческие или суммовые отчёты в любом количестве, т.к. они не являются фискальными. После этого выполняется отчёт с гашением, который закрывает смену. При этом дополнительные отчёты в большинстве случаев могут быть сняты и после закрытия смены.

После снятия отчётов ККТ может быть выключена, или кассир может открыть следующую смену.

Пара слов о программировании товаров

Ну, и скажем пару слов о программировании базы товаров. Как уже говорилось, пользователь при необходимости может делать это самостоятельно, с помощью подключаемой или встроенной клавиатуры ККТ. Также для всех автономных касс доступна возможность подключения к компьютеру для программирования. Программы очень похожи на Microsoft Office Excel и имеют простой и понятный интерфейс. Но и для пользователей, не работавших с электронными таблицами, программирование не составит никаких проблем.

 

© ООО «СКАТ», 2018