Как правильно выбрать фискальный накопитель для плановой замены?

Источник: СофтБаланс

В ближайшие месяцы многих из нас ждёт процедура плановой замены фискальных накопителей (ФН), установленных в online-кассы в ходе реформы в рамках ФЗ-54. С учётом тех изменений, которые уже произошли или произойдут в скором времени, эта процедура может стать совсем непростой. Давайте посмотрим, что необходимо учесть при выборе нового ФН и при его активации.

Совместимость с кассой

Начнём с версий фискальных накопителей. Сейчас на рынке представлены два вида фискальных накопителей (на 13 и 36 месяцев). И оба – одной версии – 1.0. Однако один из основных производителей ФН уже полностью остановил их производство и после реорганизации приступит к выпуску накопителей только новой версии – 1.1. Скорее всего, его примеру вскоре последуют и остальные производители. Таким образом, на рынке окажутся остатки накопителей версии 1.0 (в несколько сотен тысяч штук) и постепенно их будут вытеснять вновь произведённые ФН версии 1.1.

Почему это важно? Ту версию ФН, с которой может работать кассовый аппарат, определяет версия его внутренней программы (прошивка). Смена версии ФН всегда будет сопровождаться обновлением прошивки кассового аппарата. А вот есть ли для вашего кассового аппарата версия прошивки под ФН 1.1, необходимо уточнять заранее. Потому что не все производители и не под все модели аппаратов уже выпустили и сертифицировали такие прошивки.

Поэтому мы рекомендуем заранее обратиться в свой сервис-центр или к производителю кассового аппарата и уточнить, поддерживает ли он смену прошивки и будет ли она работать с ФН 1.1. Потому что если это не так, то вам придётся покупать для замены ФН 1.0. И чем дальше, тем их на рынке будет оставаться всё меньше и меньше.

Срок действия ФН: 13 или 36 месяцев?

Срок действия накопителя определяется сроком действия ключа фискального признака – электронной подписи, которой заверяются все фискальные документы, отправляемые кассовым аппаратом. Сейчас можно выбрать, какой ФН использовать – на 13 месяцев (дешевле, но нужно чаще менять) или на 36 месяцев (дороже, но служит 3 года). Но и тут не всё просто. Статья 4.1. п. 6 54-ФЗ определяет, что «срок действия ключа ФП, который содержится в ФН ККТ, с помощью которой осуществляется передача ФД в налоговый орган через ОФД и которая используется пользователями при оказании услуг, УСН, ЕСХН, ЕНВД, ПСН составляет не менее 36 месяцев со дня регистрации в налоговом органе ККТ, в ФН которой используется указанный ключ ФП, за исключением случаев, установленных абзацем вторым настоящего пункта. Положения настоящего абзаца не распространяются на организации и ИП, осуществляющих торговлю подакцизными товарами».

При этом в паспорте «ФН-1 исп. 2» (версия 1.0 на 36 месяцев) указано, что срок службы накопителя:

  • 410 дней (13 месяцев) для ОСН и компаний, продающих подакцизный товар;
  • 560 дней (18 месяцев) для ККТ без передачи данных в ОФД;
  • 1110 дней (37 месяцев) для услуг, УСН, ЕСХН, ЕНВД, ПСН при условии передачи данных в ОФД и отсутствия подакцизных товаров.

И даже если вы подпадаете под все условия – реализуете услуги, работаете по УСН, ЕСХН, ЕНВД или на Патенте и не продаёте подакцизные товары, вы должны помнить про ещё одно ограничение, связанное со сроком действия формата фискальных документов (ФФД 1.0), который заканчивается 01.01.2019. Таким образом, чтобы использовать новый накопитель все 36 месяцев, его придётся активировать сразу под версию 1.05. Иначе вы подпадает под обязательную замену и переход на новую версию ФФД, а значит – и ФН уже через год, при этом переплатив за его стоимость по сравнению с версией на 13 месяцев. А если нет разницы, то зачем платить больше?

Версии форматов фискальных документов

Ещё одним фактором, который нужно учитывать при выборе фискального накопителя, это версия ФФД, с которой вы планируете работать. Важно понимать, что смена версии ФФД – это и настройка кассовой программы, и прошивка кассы, и перерегистрация или даже замена фискального накопителя.

ФН 1.1 будет поддерживать все три версии ФФД. Это означает, что при активации нового накопителя вы сможете самостоятельно выбрать любую из трёх версий, в зависимости от того с какой версией готова работать ваша организация в настоящий момент. А вот ФН 1.0 поддерживает только ФФД 1.0 и ФФД 1.05.

ФФД 1.0 будет поддерживаться только до 01.01.19, а значит, вам к этому времени будет необходимо перейти на ФФД 1.05 (без замены ФН) или 1.1 (с заменой ФН).

Переход между версиями ФФД

Фискальный накопитель версии 1.1 отличается от 1.0 наличием дополнительных внутренних счётчиков, которые позволяют накапливать итоги и реализовывать новые схемы документооборота и новые значения тегов. Поскольку это аппаратные отличия, переход между версиями фискальных документов ограничен рядом особенностей. Поэтому при плановой замене фискального накопителя на новый нужно чётко понимать дальнейшее развитие событий:

  1. Ничего не менять в программах и кассе и активировать новый ФН под ФФД 1.0. В этом случае у вас есть время подготовиться к переходу на ФФД 1.05 или 1.1 до 01.01.2019 и по мере готовности или перерегистрировать ФН на ФФД 1.05 или поменять его при переходе на ФФД 1.1. Во втором случае вы сознательно сокращаете срок эксплуатации фискального накопителя и вместо 13 месяцев сможете использовать его на 30 – 40% меньше.
  2. Заранее подготовиться к переходу на ФФД 1.05, обновить кассовый софт и подготовить кассу и при плановой замене фискального накопителя сразу активировать его под ФФД 1.05. ФНС пока никак не ограничивает срок его применения, а значит, вы можете забыть обо всех вопросах с кассой до следующей плановой замены (через 13 или 36 месяцев).

Нужно помнить, что пока переход с ФФД 1.0 на ФФД 1.05 без замены ФН возможен только технически, но запрещён с точки зрения нормативов ФНС. Однако сейчас на согласовании находятся дополнения к этим нормативам, которые разрешат переход с ФФД 1.0 на 1.05 и юридически.

Активировать ФН сразу под ФФД 1.1 сейчас не получится – на рынке просто нет таких накопителей, да и в реестре ККТ пока нет прошивок касс под этот формат. А значит, для всех нас кассовая реформа так и не закончится, и нас ждут новые изменения.

Объём памяти ФН

Фискальный накопитель, по своей сути, это запоминающее устройство, имеющее ограниченный объём памяти. Это означает, что при большом количестве транзакций на кассе накопитель может заполниться, и его придётся менять даже раньше, чем закончится срок действия ключа фискального признака.

В ранних моделях фискальных накопителей, произведённых до 01.05.2017 (их номера заканчиваются на 645000), может быть зафиксировано не более 150 тысяч фискальных документов. В новых моделях объём памяти увеличен до 230 – 250 тысяч записей.

Это означает, что если на кассовом аппарате фиксируется более 350 фискальных документов в день, то накопителя старого типа не хватит на весь период эксплуатации. Для нового типа накопителей это уже 600 документов в день. Если для вас актуален такой объем кассовых транзакций, то обращайте внимание на дату выпуска накопителя, который вы приобретаете на замену старому.

Гарантийная замена ФН

Фискальный накопитель – это техническое устройство, а значит, и он может оказаться бракованным или испорченным в результате неправильной эксплуатации. Но его замена или ремонт осложнены тем, что это криптографическое устройство с фискальной функцией, а значит, его ремонт или замена возможны только после проведения экспертизы в лаборатории производителя. В первую очередь там попытаются выгрузить из устройства фискальные данные, чтобы владелец мог передать их в ФНС. На эту процедуру производитель берёт 60 календарных дней.

Понятно, что если это единственная касса на предприятии, то никто не будет останавливать торговлю на такой срок. Там просто снимут кассу с учёта, отправят бракованный ФН на экспертизу, а вместо него поставят новый, купленный за свой счёт. И будут спокойно дожидаться акта о проведённой экспертизе и получения нового ФН по гарантии.

Но и в этой процедуре есть сложности. Сейчас производители принимают в гарантийный ремонт накопители только от тех компаний, кому они их продавали. Это означает, что если вы, как и большинство предприятий на рынке, купили накопитель не напрямую с завода, а через посредников, то и обратно накопитель должен будет вернуться через всю цепочку посредников. Очевидно, что чем такая цепочка короче, тем проще вам будет достичь успеха.

Кроме того, в этой ситуации становится важна стабильность работы той компании, которая обслуживает ваши кассы и меняет фискальные накопители. Ведь если в цепочке поставки вашего накопителя окажется компания-банкрот или фирма-однодневка, то вернуть накопитель по гарантии уже не получится.

Заключение

Замена фискального накопителя, если подготовиться к ней обдуманно и расчётливо, может пройти для бизнеса совершенно незаметно. А может стать источником рисков и незапланированных расходов. Большинство наших клиентов комфортно и с наименьшими затратами перешли на online-кассы. И мы хотим, чтобы первая плановая замена фискальных накопителей для них прошла так же комфортно.